Codice Etico
Premessa
Mediamo Area Sostenibilità (di seguito MAS), nell’ambito delle sue attività e nella conduzione dei suoi affari assume, come imprescindibili principi ispiratori, il rispetto della legge e delle normative dei Paesi in cui opera, nonché delle norme interne, in un quadro di legalità, correttezza, trasparenza e rispetto della dignità della persona. MAS si propone, con il presente Codice Etico, di definire con chiarezza e trasparenza i valori a cui la Società intende attenersi, nonché i criteri di condotta volti a regolare le proprie attività, tenuto conto delle vigenti disposizioni dell’ordinamento giuridico italiano. Il presente Codice Etico, inoltre, introduce e rende vincolanti per MAS anche i principi e le regole di condotta rilevanti ai fini della ragionevole prevenzione dei reati indicati nel Decreto Legislativo 8 giugno 2001, n. 231.Scopo del documento
Al fine di definire con chiarezza e trasparenza i valori ed i principi a cui MAS si ispira, nonché i criteri di condotta volti a regolare le proprie attività, è stato predisposto il presente Codice Etico, la cui osservanza è richiesta a tutti coloro che, a qualunque titolo, cooperano all’esercizio delle attività aziendali. Una positiva immagine e reputazione sono risorse immateriali essenziali al funzionamento stesso della Società e sono pertanto imprescindibili dal rispetto degli impegni e delle finalità etiche espresse nel presente Codice. MAS si impegna a garantire l’osservanza dei principi etico morali del presente Codice Etico da parte di tutti i destinatari, come di seguito definiti, ed a tal fine sarà dunque cura della società medesima diffonderne la conoscenza e l’utilizzo.1. AMBITO DI APPLICAZIONE E DESTINATARI
MAS riconosce ai principi enunciati e alle regole di comportamento dettate dal Codice Etico (di seguito Codice) un valore etico positivo; inoltre considera l’applicazione di quanto espresso nel presente documento fondamentale e disciplinante al fine della trasparenza e legalità di tutte le attività connesse a qualsiasi titolo alla società. I principi, le regole di condotta e di comportamento enunciati dal presente Codice sono vincolanti per gli organi sociali, per i dipendenti (persone legate da un rapporto di lavoro subordinato, compresi i dirigenti), per i collaboratori (quali gli stagisti, i tirocinanti ed i lavoratori somministrati), per i consulenti esterni, fornitori, gli appaltatori e altri collaboratori, ovvero i soggetti che agiscono in nome e/o per conto della società sulla base di un mandato o di un altro rapporto contrattuale, di seguito, collettivamente, i destinatari. I destinatari delle norme del Codice sono tenuti ad osservare le prescrizioni in esso contenute e ad adeguare i propri comportamenti e le proprie azioni ai principi espressi.PRINCIPI
Valori
Il presente Codice Etico intende esplicitare i valori etici fondamentali di MAS di seguito descritti.
Valori
Il presente Codice Etico intende esplicitare i valori etici fondamentali di MAS di seguito descritti.a) Attenzione alla persona
Rispetto e attenzione delle persone, sia dal punto di vista lavorativo, con lo stimolo continuo alla formazione professionale, che umano, attraverso il rispetto delle esigenze individuali e la sensibilità nei confronti della crescita umana e del miglioramento delle relazioni interpersonali tra i componenti del gruppo.b) Responsabilità e sostenibilità
Agiamo responsabilmente nell’interesse della nostra azienda, prendendo in considerazione anche l’impatto sociale ed ambientale delle nostre azioni.c) Confronto, condivisione e collaborazione
Scambiarsi informazioni, anche che non riguardano strettamente il proprio ambito lavorativo, permette di avere una più ampia visuale sul progetto di lavoro nella sua totalità. Condivisione, poi, significa mettere insieme esperienze lavorative e umane, difficoltà ma anche il raggiungimento di piccoli e grandi traguardi. In un ambiente lavorativo in cui non esiste rivalità, il singolo è parte integrante e fondamentale dell’azienda e, per questo, è in grado di proporre idee nuove, creative e dare consigli efficaci riguardanti i vari progetti. Le doti di ognuno, clienti compresi, vengono quindi elevate alla massima potenza per fare in modo che il lavoro, una volta terminato, sia il risultato di un’operazione di team building.d) Trasparenza, correttezza e fiducia
Comunichiamo i temi aziendali in modo chiaro e tempestivo. Questo è il migliore presupposto per una relazione basata sulla fiducia. Ci comportiamo correttamente sia con i colleghi sia con i partner commerciali. Questo aspetto è un elemento fondamentale per il nostro successo aziendale.e) Flessibilità
Nei confronti dei clienti permette di concentrarsi esclusivamente sulle esigenze, senza farsi distrarre da altri fattori; verso i collaboratori contribuisce a costruire una rete che riesca efficacemente a rispondere ai bisogni dell’azienda; con i dipendenti permette di creare un’atmosfera positiva, collaborativa e fortemente orientata all’obiettivo.f) Affidabilità, credibilità e legalità
Promettiamo solo ciò che possiamo mantenere, teniamo fede agli accordi presi e rispettiamo la legge in tutte le nostre trattative economiche.g) Diversità, inclusione e parità di genere
Apprezziamo e sosteniamo tutte le diversità come risorsa preziosa che consideriamo essenziali per il successo di una azienda.Principi di Responsabilità Sociale
In MAS, l’assunzione di responsabilità nei confronti della società e delle generazioni future è intrinseca nel DNA aziendale. Siamo consapevoli che il nostro agire imprenditoriale debba essere in linea con gli interessi della società. I nostri servizi sono finalizzati soprattutto a proteggere al meglio la vita umana e tutelare l’ambiente e le risorse nel miglior modo possibile. I principi sotto riportati derivano dalle convenzioni base dell’Organizzazione Internazionale del Lavoro (OIL).a) Diritti umani
Rispettiamo e supportiamo l’osservanza dei diritti umani riconosciuti a livello internazionale, in particolare quelli dei nostri collaboratori nonché dei nostri partner d’affari.b) Pari opportunità
Tuteliamo le pari opportunità dei nostri collaboratori, indipendentemente dal colore della pelle, dalla razza, dal sesso, dall’età, dalla cittadinanza, dalle origini sociali, da handicap o dal costume sessuale. Rispettiamo le convinzioni politiche e religiose dei nostri collaboratori purché si basino su principi democratici e sulla tolleranza nei confronti di opinioni diverse.c) Libera scelta di lavoro
Rifiutiamo ogni genere di lavoro forzato e rispettiamo il principio del lavoro scelto liberamente.d) Diritti dei bambini
Condanniamo il lavoro minorile e rispettiamo i diritti dei bambini. Tutte le Società del Gruppo Bosch rispettano le convenzioni dell’OIL n° 138 e n° 182.e) Rapporti con i sindacati
Riconosciamo il diritto fondamentale di tutti i collaboratori ad associarsi in sindacati, ai quali aderire secondo la propria e libera volontà. I collaboratori non verranno né avvantaggiati né svantaggiati a causa della loro appartenenza a sindacati dei lavoratori.f) Correttezza delle condizioni di lavoro
La retribuzione e i benefits sociali riservati ai nostri collaboratori corrispondono almeno agli standard legali nazionali o locali, alle disposizioni o ai rispettivi accordi Osserviamo i regolamenti nazionali relativi all’orario di lavoro ed alle ferie. Ogni collaboratore può fare le proprie rimostranze al suo superiore o alla relativa direzione se dovesse sentirsi trattato in modo ingiusto o impari per quanto riguarda le proprie condizioni di lavoro. I collaboratori non subiranno alcuno svantaggio a causa delle proprie rimostranze.g) Tutela del lavoro e della salute
La sicurezza sul luogo di lavoro e l’incolumità fisica dei nostri collaboratori rivestono per noi un’alta priorità. MAS rispetta gli standard nazionali per un ambiente di lavoro sicuro e igienico e prende in questo ambito le misure adatte per assicurare ai propri collaboratori la salute e la sicurezza sul luogo di lavoro, in modo da garantire condizioni di lavoro non nocive alla salute.h) Qualificazione
Incoraggiamo i nostri collaboratori alla formazione volta a sviluppare capacità e conoscenze e ad ampliare e approfondire le loro specifiche professionalità.i) Ambiente
Vantiamo una lunga tradizione di impegno per la salvaguardia e la protezione dell’ambiente. Inoltre ci adoperiamo per ulteriori miglioramenti delle condizioni di vita nel luogo di lavoro. I nostri principi rispecchiano la responsabilità verso l’ambiente e sono alla base di numerose iniziative che vengono realizzate.3. CRITERI DI CONDOTTA NELLA GESTIONE DEGLI AFFARI
Principi generali
Comportamento responsabile, corretto e conforme alle leggi, alle regoleRispettiamo il principio di legalità in tutti i nostri comportamenti, azioni, contratti ed altre attività di MAS. In particolare, non inganniamo i clienti, le autorità o l’opinione pubblica e non partecipiamo a raggiri procurati da terzi. Il rispetto del principio di legalità include, tra l’altro, anche il pagamento delle tasse dovute, il rispetto della legislazione sulla concorrenza e l’antitrust, il fermo divieto di corruzione e riciclaggio di denaro, l’applicazione della miglior tecnologia disponibile, l’ottenimento delle autorizzazioni ufficiali necessarie e il rispetto dei diritti legali dei terzi. Questo principio non si basa solo sulla possibilità che, in caso di irregolarità, si possa incorrere in considerevoli svantaggi commerciali legati ad azioni penali, contravvenzioni o azioni di risarcimento dei danni, ma, piuttosto, sul principio dell’agire in maniera esclusivamente legale, indipendentemente dal fatto che ciò comporti o meno un vantaggio per MAS. La legalità e i valori di MAS sono predominanti rispetto alle richieste dei clienti o di altri interessi economici. Siamo responsabili del rispetto delle leggi nella nostra area di lavoro e siamo tenuti a controllare il nostro ambiente lavorativo sotto il profilo della legalità, della responsabilità e della correttezza.
Accortezza nelle transazioni commerciali
Nelle transazioni commerciali è richiesta particolare accortezza nella ricezione e spesa di monete, banconote, titoli di credito e valori in genere, al fine di evitare il pericolo di immissione sul mercato di valori contraffatti o alterati.
Contributi e sponsorizzazioni
MAS può aderire a richieste di contributi e sponsorizzazioni per attività che riguardino temi del sociale, dell’ambiente, dello sport, dello spettacolo o dell’arte, purché provenienti da enti ed associazioni senza fine di lucro e dotati di regolari statuti ed atti costitutivi.
Riservatezza delle informazioni
In tutti i processi aziendali, devono essere garantite la tutela della sfera privata, dei dati personali e la sicurezza di tutte le informazioni aziendali conformemente alle disposizioni di legge. Nella protezione tecnica ed organizzativa dei dati, in particolare nella tutela all’accesso non autorizzato e alla perdita dei dati, rispettiamo uno standard adeguato corrispondente allo stato attuale della tecnologia disponibile e al rispettivo potenziale rischio. Nello sviluppo dei prodotti e di nuovi modelli di business, garantiamo l’applicazione tempestiva dei requisiti di legge in merito alla protezione dei dati e alla sicurezza delle informazioni.
Tutela della proprietà industriale ed intellettuale
La proprietà intellettuale di terzi include sia i diritti di protezione industriale (ad esempio brevetti, marchi, progetti registrati) sia opere con diritto d’autore (ad esempio software, diritti d’immagine) di terzi. Rispettiamo la proprietà intellettuale di terzi ed è possibile utilizzarla soltanto se in possesso dei diritti.
Conflitto d’interessi
I dipendenti e i collaboratori di MAS sono tenuti a evitare le situazioni in cui possono manifestarsi conflitti di interesse e devono astenersi dallo svolgere attività che siano anche potenzialmente in conflitto con gli interessi di MAS. A puro titolo esemplificativo, ma non esaustivo, costituiscono fattispecie di conflitto di interessi: la cointeressenza – palese od occulta – del dipendente o dei suoi familiari in attività di fornitori, clienti, concorrenti; la strumentalizzazione della propria posizione funzionale per la realizzazione di interessi contrastanti con quelli di MAS; l’utilizzo di informazioni acquisite nello svolgimento di attività lavorative a vantaggio proprio o di terzi in contrasto con gli interessi di MAS; lo svolgimento di attività lavorative di qualunque genere (prestazioni d’opera e prestazioni intellettuali) presso clienti, fornitori, concorrenti e/o presso terzi in contrasto con gli interessi di MAS; la conclusione, il perfezionamento o l’avvio di trattative e/o contratti – in nome e per conto di MAS – che abbiano come controparte familiari o soci del dipendente, ovvero persone giuridiche di cui egli sia titolare o a cui egli sia comunque interessato; l’accettazione di denaro o altro beneficio o favore da persone o aziende che sono o intendono entrare in rapporti di affari con MAS. È fatto divieto di avvantaggiarsi personalmente di opportunità di affari di cui si è venuti a conoscenza nel corso dello svolgimento delle proprie funzioni all’interno di MAS.
Divieto di operazioni finalizzate al riciclaggio e autoriciclaggio di denaro
I destinatari non devono mai svolgere o essere coinvolti in attività tali da implicare il riciclaggio (cioè l’accettazione o il trattamento), l’impiego o l’autoriciclaggio di introiti da attività criminali in qualsivoglia forma o modo, osservando in maniera rigorosa le leggi in materia di antiriciclaggio. I dipendenti ed i collaboratori devono verificare in via preventiva le informazioni disponibili (incluse informazioni finanziarie) su controparti commerciali, consulenti e fornitori, al fine di appurare la loro integrità morale, la loro rispettabilità e la legittimità della loro attività prima di instaurare con questi rapporti d’affari. La società deve sempre ottemperare all’applicazione delle leggi in tema di criminalità organizzata ed antiriciclaggio, sia nazionali sia internazionali, in qualsiasi giurisdizione competente.
Tutela dell’ambiente
È compito di MAS evitare i pericoli per le persone e per l’ambiente, limitare al minimo gli effetti sull’ambiente e utilizzare le risorse con parsimonia. I processi e le attività devono rispettare le disposizioni interne e di legge in materia di sicurezza sul lavoro, tutela della salute, sicurezza antincendio e tutela ambientale.
Comportamento nei confronti dei partner commerciali e di terzi
MAS rispetta le regole della concorrenza leale nell’ambito delle disposizioni di legge. Non ammette ripartizioni territoriali o di clienti tra concorrenti, accordi o scambi di informazioni, rapporti con i fornitori e le loro condizioni, così come su capacità produttiva o condizioni delle offerte. Lo stesso vale anche per lo scambio di informazioni su strategie di mercato e di investimento. In generale, non sono ammessi non solo contratti scritti, ma anche accordi verbali o l’adozione di taciti comportamenti paralleli. MAS osserva i regolamenti nazionali su clausole che limitano la concorrenza nei contratti con clienti e fornitori. Non abusa della posizione dell’azienda sul mercato, ad esempio imponendo discriminazioni di prezzo, l’obbligo di acquisto di altri prodotti collegati o il rifiuto di una consegna.
Relazioni con i clienti
Correttezza e completezza delle informazioni Ai dipendenti si chiede di definire ed effettuare comunicazioni ai clienti:- chiare, semplici e comprensibili;
- conformi alla normativa vigente, senza ricorrere a pratiche elusive e vessatorie;
- complete, evitando omissioni o esposizioni interpretabili, per permettere al cliente una decisione pienamente consapevole.
Coinvolgimento dei clienti
Porre attenzione alle segnalazioni e alle indicazioni provenienti dal cliente è essenziale per fornire un prodotto soddisfacente. A tal fine MAS mette a disposizione canali comunicativi diretti tra il cliente e le molteplici professionalità di cui dispone.
Soddisfazione dei clienti
MAS intende instaurare relazioni solide e durature con la clientela e, per questo si impegna nella ricerca dei bisogni e della soddisfazione del cliente attraverso la realizzazione di servizi conformi alle aspettative; nella cura del rapporto con l’utenza e nell’incessante miglioramento dell’offerta.
Rapporti contrattuali con i Clienti
Il comportamento di MAS nei confronti dei propri clienti è improntato al rispetto, alla legalità ed alla professionalità. I contratti con i clienti e tutte le comunicazioni dovranno essere chiari, semplici, conformi alle normative vigenti, senza ricorrere a pratiche elusive o scorrette e completi così da non trascurare alcun elemento che possa essere rilevante ai fini della decisione del cliente. MAS si impegna ad esaminare ed accogliere tempestivamente i reclami da parte dei clienti.
Relazioni con i fornitori
MAS seleziona i fornitori su base concorrenziale, confrontando prezzo, qualità, prestazione e adeguatezza dei prodotti o servizi offerti, oltre che sulla base di criteri ESG. Predilige fornitori che operano nel rispetto dell’ambiente e dei principi definiti nel proprio Codice Etico e incoraggia altri fornitori al cambiamento verso la medesima direzione. In particolare, i collaboratori della società addetti a tali processi sono tenuti a:- non precludere ad alcun fornitore, in possesso dei requisiti richiesti, la possibilità di competere alla stipula di offerte, adottando nella scelta della rosa dei candidati criteri oggettivi e documentabili;
- verificare l’esistenza dei requisiti di affidabilità ed onorabilità in capo ai fornitori, prima dell’instaurazione della relazione contrattuale degli stessi, nonché il mantenimento, nel corso del rapporto contrattuale, di tali requisiti;
- evitare ogni tipo di discriminazione dei fornitori situati in aree a rischio di criminalità organizzata, qualora gli stessi presentino adeguati requisiti di affidabilità ed onorabilità;
Relazioni con i consulenti esterni
Stanti i principi generali sanciti in merito alle relazioni con i fornitori (ivi comprese le attività di selezione), si specifica che nell’ambito delle relazioni con i consulenti esterni e altri collaboratori, gli organi sociali, i dipendenti e gli altri collaboratori sono tenuti a valutare attentamente l’opportunità di ricorrere alle prestazioni dei consulenti esterni e collaboratori e selezionare controparti di adeguata qualificazione professionale e reputazione, rispettando quanto previsto nella scelta dei fornitori.Rapporti Istituzionali
Tutti i rapporti fra MAS e le Istituzioni Pubbliche, italiane e straniere, sono improntati a principi di correttezza, trasparenza, collaborazione e non ingerenza, nel rispetto dei reciproci ruoli. Le relazioni con funzionari delle istituzioni pubbliche sono limitate alle funzioni aziendali preposte e regolarmente autorizzate nel rispetto della più rigorosa osservanza delle disposizioni di legge e regolamentari e non possono in alcun modo compromettere l’integrità e la reputazione dell’Azienda. A tal fine MAS si impegna a non offrire, direttamente o attraverso intermediari, somme di denaro o altri mezzi di pagamento o altre utilità a pubblici ufficiali o incaricati di pubblico servizio al fine di influenzare la loro attività nell’espletamento dei propri doveri.Enti di Terzo Settore
MAS si impegna a sviluppare relazioni di collaborazione con enti esterni, ponendosi come interlocutore credibile per lo sviluppo di progetti volti a migliorare la vita di soggetti più fragili, sostenendo quell’insieme di interventi sociali di natura non pubblica messi in campo da soggetti non profit che intervengono laddove lo Stato fatica ad arrivare.Comunità e territorio
MAS persegue un’idea di impresa orientata alla comunità e attenta alle conseguenze delle proprie scelte sull’ambiente e sul territorio. Crede che un’impresa, anche quando orientata al profitto, non possa prescindere dal contribuire alla prosperità delle comunità umane ed ecologiche. MAS si propone come soggetto attivo per promuovere la salute sul territorio e contribuire ad iniziative di solidarietà sociale e di protezione ambientale. Nella scelta dei settori di intervento presta particolare attenzione alla coerenza con i propri valori di riferimento, al merito delle iniziative e all’importanza dei bisogni sociali che si intendono soddisfare.4. GESTIONE AMMINISTRATIVA E CONTABILE
MAS rispetta le leggi e, in particolare, le regolamentazioni applicabili relative ad ogni tipo di documentazione amministrativo-contabile obbligatoria. Le scritture contabili devono essere tenute in maniera accurata, completa e tempestiva, nel rispetto delle procedure aziendali in materia di contabilità, allo scopo di conseguire una veritiera rappresentazione della situazione patrimoniale/finanziaria e dell’attività di gestione. Per ogni rilevazione contabile che riflette una transazione societaria deve essere conservata un’adeguata documentazione di supporto. Tale documentazione deve consentire di individuare il motivo dell’operazione che ha generato la rilevazione e la relativa autorizzazione. La documentazione di supporto deve essere agevolmente reperibile ed archiviata secondo opportuni criteri che ne consentano una facile consultazione da parte sia di enti interni che esterni abilitati al controllo.5. DILIGENZA NELL’UTILIZZO DELLE RISORSE AZIENDALI
Gli organi sociali, i dipendenti e collaboratori sono tenuti ad operare con la diligenza richiesta e necessaria per tutelare le risorse aziendali, evitando utilizzi impropri che possano cagionare danno o una riduzione dell’efficienza o comunque essere in contrasto con l’interesse di MAS Ai fini del presente principio, per risorse aziendali s’intendono:- beni strumentali e materiali di consumo di proprietà di MAS;
- beni di proprietà di terzi ottenuti in concessione, comodato, locazione o uso;
- applicazioni e dispositivi informatici per i quali si richiede di rispettare scrupolosamente le policy di sicurezza aziendali, al fine di non comprometterne la funzionalità, la capacità di elaborazione e l’integrità dei dati.